一、为加强商会办公室日常管理，明确职责，使内部管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合商会实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于商会办公室所有专职工作人员并严格遵守各项规定。
三、本着商会办公室工作实际，根据不同制度内容编写相应规范要求，力求各项工作有章可循、有法可依，保证办公室日常管理工作有效开展。
四、明确办公室各项工作职责，简化办事程序，提高办事效率。
第二章 职责范围
一、商会办公室实行主任负责制，在会长及秘书长领导下主持开展办公室日常各项工作。
二、负责商会相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责商会文书档案管理、办公用品（财物）管理、会议管理以及日常办公场所清洁卫生管理等工作，保证商会日常事务有序开展。
四、负责商会与上级行政主管部门、兄弟商会之间的工作联络以及对内对外公共关系的维护和改善，做好上级领导、兄弟单位及会员来访来客接待。
五、参与商会组织的相关活动和筹划工作，收集各部门各会员反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
六、做好商会部门之间的联系与协调，承办政府及相关部门和会长会议、秘书长会议研究交办的事项以及商会领导交办的其他事项。
第三章 工作规范
一、商会办公室工作人员要做到仪表着装整洁、大方，树立保持良好的商会形象和个人形象。办公桌面不得摆放与工作无关物品，随时保持办公室干净、整洁。
二、商会办公室严禁喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、吃零食、听音响、用电脑玩游戏、看电影等，不准聚众闲聊和观看与工作无关的书籍、杂志等，确保办公环境的安静有序。
三、在接待商会内外人员的垂询、要求相关问题时，要做到用语规范，语气温和，音量适中；接听电话应及时、礼貌，重要电话要做好记录；在工作接触中或在接听电话中要使用您好、请、谢谢、对不起、再见等文明用语。
四、办公室工作人员应在每天工作时间开始前和工作时间结束后，做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面整洁。下班时应随手关闭电脑和空调，并关窗、断电和锁门。
第四章 事务管理
一、文书管理制度，包括文件、文书、档案的管理。
（一）文件管理
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、商会各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照商会文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明商会全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
5、商会对内对外文件的起草、审核、打印、归档整理、借阅销毁等工作均由办公室负责；其他各部门需要行文的文件由各部门负责起草，经办公室审核无误后由会长或秘书长签发。
6、凡寄至商会的文件、传真等，由办公室文书人员签收并做好收文登记和分类管理，由办公室主任提出拟办意见。
（二）文书管理
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证商会内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、办公室发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关商会的重大事项文书资料。
3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
4、按照文书管理范围，办公室发文要填写《发文簿》，所有文书原稿均由办公室分类存档备查。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，要对文书进行整理销毁的，须经商会会长和秘书长审批同意，方可销毁。
（三）档案管理
1、为维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理工作更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：商会各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对相应资料进行相应的归档、整理、标签，并存入专门的档案文件柜保管。
4、应归档的文件、资料均由办公室负责收集，做到份数齐全、资料完整，包括附件、批复、定稿等原始材料。
5、所有归档文书材料要坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档相结合原则。并根据时间先后顺序，按同一科目文书材料集中整理。
6、各部门如需查阅相关档案，须经商会秘书长签字，办公室主任审核后方可，不得抄录、复制或借出。
7、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是会员个人信息、商会图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
二、办公用品（财物）的管理
（一）为加强办公用品及财物的管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
（二）商会办公用品（财物）的采购、保管、发放和入库登记均由办公室负责。采购物品，须进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。并要坚持“日清月结，出入库等量、年终查存统计”的原则。
（三）商会办公用品（财物）的购置，应根据相关部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存，做出采购计划，经秘书长批准签字后方可采购。对急需用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但须经办公室主任和秘书长批准。
（四）对于上级领导、兄弟商会、其他组织和个人赠予商会集体的礼品、礼物，一律进行及时登记，注明名称、数量、规格和出入时间等，做到账物相符。
（五）任何个人未经允许不得私自侵占和挪用商会集体财物。造成损失的要按价赔偿。
三、会议管理
（一）为提高会议质量，促进有效沟通，力求规范会议管理。
（二）根据商会实际需要，确定会议召开的主题和目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。参会人员须准时出席，并遵守会场纪律。
（三）会议主持人负责会议的召开和现场秩序的维护，办公室负责做好相应的会议记录，并按要求会后及时整理好会议纪要、决议等。
（四）会议记录、纪要和决议等均为商会的机要档案，管理人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
（五）会议管理流程为：1、会前：确定议题、时间和地点、资料准备、通知与会对象；2、会中：积极参与、做好会议记录；3、会后：整理会议记录、形成文件、贯彻落实会议精神、整理归档。
四、清洁卫生管理
（一）为营造良好工作环境，树立商会形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
（二）办公室清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入商会办公的区域。
（三）由办公室工作人员轮流负责保洁，并不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应和卫生纸供应等工作。办公室主任负责卫生检查督促工作。
第五章考勤制度
一、为加强劳动纪律，提高工作效率，确保办公秩序规范化和高效有序运转，根据商会办公室实际情况，特制定办公室考勤管理制度。
二、商会办公室常规工作时间为每天8小时，并实行全周正常办公。本着与上级主管部门台州市工商联工作时间相对应和不耽误商会正常工作为原则，从商会办公室具体工作实际出发，可适当灵活采取弹性工作制。
三、平常情况下，工作人员上班时间为每周五天，实行轮休制，确保办公室全周正常办公。如遇商会大型活动、会议等，需要占用休息时间或加班加点时，不再享受加班工资和补休等待遇。
四、工作人员须按规定时间作息，不迟到、早退和脱岗，认真履行职责，实行考勤签到制度。
五、凡申请婚假、产假、病假、事假、丧假等，须填写请假条作为考勤依据，并要求提前两天办理请假审批手续(特殊情况例外)。请假条须经办公室主任和秘书长签字后留存备案。办公室主任向商会秘书长请假，其他工作人员向办公室主任请假。一天内请假由办公室主任审批，两天以上(含两天)须经秘书长批准。
六、违反考勤制度的处理办法：
（一）迟到、早退的处理。月无故迟到或早退两次的，需向办公室主任或秘书长说明情况；迟到或早退3次以上的，按累计迟到或早退次数计算，每次扣款20元。
（二）下列情况以旷工论处：
1、未请假或者未经批准擅自离岗的；
2、不服从工作调动，经教育仍不到岗的；
3、其它违规违纪行为造成缺勤的。
（三）旷工达到或超过相应天数的，按国家有关规定进行处理。
第六章辞职辞退制度
一、工作人员要求辞职者，由本人提出书面申请（试用期须提前3天，合同期须提前30天），写明辞职理由，提交办公室主任或商会秘书长。
（一）经办公室主任、秘书长签署意见，办理交接手续，并与商会履行合同约定后方可结清工资离开单位。
（二）离职者不得私自带走商会科技成果、内部资料和设备器材等，不得侵犯商会权益，违者由商会视情节轻重给予行政处分、责令赔偿经济损失，直至依法追究法律责任。如离职未经核准，或移交不清，即擅自离职者，以解聘处理。
二、根据《中华人民共和国劳动合同法》，员工有下列情形之一的，商会在核准事实基础上，可以随时单方解除合同或作辞退处理，并提前30天（试用期提前3天）以书面形式通知其本人：
（一）试用期内被证明不符合岗位要求又不同意商会调整其工作岗位的。
（二）三年内有两次年度考核为不合格。
（三）旷工或无正当理由逾期不归超过15个工作日或者一年内累计超过30个工作日的。
（四）违反商会规章制度、工作规定或操作规程，发生责任事故，造成严重后果等失职、渎职行为的。
（五）严重违反职业道德，违反购销纪律或参与赌博、吸毒等违法违纪行为经查实给商会利益造成严重损害的。
（六）聚众闹事，打架斗殴，严重扰乱工作秩序，致使商会工作不能正常进行，造成不良影响的。
（七）入职三个月内发现隐瞒可以影响工作的重大疾病(如肝病、肾病、心脏病及精神病等)，或体检时弄虚作假的。
（八）提供假文凭、假英语等级证、假计算机等级证、假职称资格证，以及违反计划生育政策的。
（九）国家法律、法规规定的其他可以随时解除劳动(聘用)合同条件的。
三、有下列情形之一的，商会可根据员工在本单位的实际工作年限，在解除合同或辞退之日起15日内向其支付经济补偿：
（一）商会提出解除合同，经协商，员工同意解除的。
（二）员工患病或非因工负伤，规定的医疗期满后仍不能从事原工作，商会单方解除合同的。
（三）员工年度考核不合格，又不同意调整其工作岗位，商会单方面解除合同的。
（四）合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使合同无法履行，经协商不能就变更合同达成协议，由商会单方解除合同的。
（五）商会未按照合同约定支付工作报酬、提供工作条件和福利待遇，员工单方面解除合同的。
（六）商会被撤销、解散，不能安置员工就业的。
四、经济补偿金应以员工解除或者终止合同前12个月的月平均工资为标准，在商会工作每满一年支付一个月的经济补偿金；不满一年的，按一年计算经济补偿金。
五、办理合同解除或辞退后，人事主管应及时将《辞职（辞退）表》存入被辞职辞退人的个人档案，更改人员统计表，并停止工资发放及办理社会劳动保险的转移手续。
第七章工资福利制度
一、商会办公室员工工资由基本工资、岗位工资、工龄（会龄）工资、出勤津贴等组成。本月工资在次月5日前发放（遇节假日可提前或推迟1-3天）。
二、在年度工作考核的基础上，实行工资正常晋升制度。正式员工来商会工作半年以上，且年度考核为合格以上的，调升一级工龄工资。年度考核为优秀或连续三年考核为合格以上的，同级基本工资调高一个档次，直到A档为止。年度考核基本合格、不合格者不得晋升。
三、商会工龄工资标准：办公室主任（正部级）每年100元，副部级90元，正科级70元，副科级60元，一般科员（员工）50元。每年增加工龄工资直到满10年止。
四、出勤津贴的最高标准为每人每月200元，未达到当月应出勤天数者按照实际出勤天数计算，国家规定的法定节假日、因公出差等视同出勤。
五、普通应聘者试用期间只发基本工资。试用期时间，学历大专（含大专）、职教以下者为三个月；本科（含本科）以上者为两个月；直接聘为部级以上管理者为一个月。
六、各种福利制度：
（一）商会福利主要有节日费（春节、会庆等）、生日蛋糕、高温补贴费（6-9月份）、年终奖金等商会规定的其他福利待遇。
（二）员工节日费试用期发放一半，其他福利试用期满转正后享有。
（三）员工子女12周岁以下（独生子女），享有“六一”儿童节慰问金。
（四）出勤餐费补贴从起薪日起享有，为每天10元，最多每月不超过200元。
第八章社会保险制度
一、商会根据国家相关规定，贯彻落实员工社会劳动保险制度(即养老、医疗、失业、生育和工伤保险)
，并由商会与个人按规定相应比例缴纳社保基金。
二、新招聘商会正式员工当月即予缴纳社保基金。员工辞职或辞退解聘后，次月即予终止缴纳社保基金。（需提前交纳的，由个人承担全额）。
三、有下列条件之一者，商会不予缴纳养保、医保等：
（一）未与商会签订一年（含一年）以上劳动合同的；本人不愿签订或续签劳动合同的。
（二）本人人事档案尚未转至当地人才交流中心的；
（三）本人尚未与原用人单位解除劳动关系的；
（四）应聘者属已在原单位办理离退休的。
（五）本人（书面要求）放弃缴纳的。
四、新聘人员已缴纳养保、医保者，在商会工作不足一年本人提出辞职者，从离职当月终止，提前交纳的由个人承担全额。
第九章年度考核制度
一、通过对商会员工德才表现和工作实绩、履行职责等全面评价，为其晋职、调资、辞退等提供依据，以激励员工提高政治业务素质和工作积极性，认真履行岗位职责，不断提高工作效率。
二、坚持客观公正原则。不受性别、职务、年龄、资历、文化的影响，根据考核条件和标准，实事求是地对被考核人作出正确评价，并将考核结果向被考核人公开。
三、考核内容为德、能、勤、绩四个方面，重点考核工作实绩。
（一）德，指政治思想品德，重点是职业道德表现；
（二）能，指业务水平，管理能力的运用发挥，业务技术提高，知识更新情况；
（三）勤，指工作态度，敬业精神和劳动纪律情况；
（四）绩，指履行职责，完成工作任务的数量、质量、效率，取得工作成就情况。
四、考核结果分优秀、合格、基本合格、不合格四等次。考核基本标准如下：
（一）优秀：正确贯彻执行党和国家的路线、方针政策，模范遵守国家法律、法规和商会各项规章制度。工作勤奋，团结同志，有改革创新精神，有较强的事业心、责任心和敬业精神，能保质保量地完成各级领导布置的工作任务，工作成绩较为突出。
（二）合格：正确贯彻执行党和国家的路线、方针政策，遵纪守法，遵守商会各项规章制度。工作积极主动并按时完成，认真负责，坚守岗位，胜任本职工作。
（三）基本合格：能遵纪守法，遵守商会规章制度，基本能完成本职工作。但缺乏工作主动性，文字、口头表达能力一般，组织管理能力不是很强。
（四）不合格：政治、业务素质较低，缺乏管理能力，不能很好执行商会规章制度，组织纪律较差，难以胜任工作职责；或工作责任心不强，不能按时完成工作任务；或在工作中造成严重失误。
五、员工年度考核，采取领导与群众相结合，平时与定期相结合，定性与定量相结合的方法进行。
（一）员工须填写提交年度考核登记表和个人年度工作总结，并在一定范围内述职测评。办公室主任（副主任）要在商会会长、副会长参加的范围内述职测评；其他员工要在商会正副秘书长、正副主任参加的范围内述职测评。
（二）秘书长对办公室主任（副主任），办公室主任对其他员工，要根据述职测评结果及个人工作总结，写出评语和提出考核等次意见，报商会会长办公会议审核通过。
（三）由秘书长或办公室主任将考核结果通知被考核人，被考核人对考核结果有异议，可在接到考核结果通知起五日内向商会会长申请复核，会长在一周内提出复核意见并通知本人。
六、年度考核被确定为合格以上等次的员工，可按相关规定正常晋升工资、发放年终奖金和享受其它经济待遇，并自然具备续聘资格。年度考核被确定为不合格等次的员工，按规定不得晋升工资，不享受年终奖金及其它经济待遇，并予以批评教育，告诫其限期改进。连续两年考核为不合格等次的，可予以降级、调整岗位、低聘或解聘等处理。
第十章会长轮值制度
一、为进一步加强商会会长、副会长在商会日常管理中的作用，强化商会日常运作职能，根据商会日常工作实际，建立商会会长、副会长轮流值班制度。
二、轮值会长的工作职责：
（一）协调指导商会办公室处理本商会和会员单位在工作中的交流合作；
（二）代表商会参加上级管理部门及其他重要会议活动；需要向办公室传达的，应会同秘书长安排进行传达；
（三）处理和解决商会办公室须向会长请示的工作事项；
（四）接待重要来访客人，处理重要商会事务；
（五）传阅商会内部及政府相关部门各类公告通知、会议纪要等文件资料；
（六）需要值班会长临时指导处理的其他事务和其他工作。
三、轮值会长处理值班事务，通常由商会办公室负责配合。如需其他部门参与的，可由办公室提前通知相关人员参加；值班期间如发生重大事件，需要会长处理或参加时，由办公室通知会长。
四、建立轮值会长值班日记，由轮值会长负责记载值班过程中遇到的工作和处理情况；当日轮值会长要在值班日记中签名后，方可交给下一位轮值会长，并注明移交时尚在处理中的相关工作。
五、轮值会长值班的顺序由办公室负责排班。如遇轮值会长在值班日出差或患病时，应事先告知办公室，并由办公室通知其他轮值会长替补。
